Recursos humanos

El módulo Recursos humanos centraliza la operación diaria del personal: empleados, contratos, permisos, vacaciones, asistencias, nómina, beneficios, liquidaciones, prestadores de servicios, configuración y reportes.

Antes de trabajar en el módulo, seleccióna la empresa o cliente correspondiente. La información que ves y las acciones disponibles dependen de la empresa activa y de los permisos de tu rol.

Si no ves un botón, una pestaña o una acción, tu rol no tiene permiso para usar esa función. Solicita el acceso correspondiente al administrador.

Espacio para captura: vista inicial de Recursos humanos con empresa selecciónada.

Inicio y tablero general

En el inicio de Recursos humanos encuentras un resumen de la operación del cliente selecciónado. El tablero permite revisar indicadores del personal, períodos recientes de nómina y datos destacados como empleados con mayor salario.

1. Entra a Recursos humanos.
2. Verifica que el cliente o empresa activa sea la correcta.
3. Revisa las tarjetas de resumen.
4. Usa Actualizar para refrescar la información cuando necesites datos recientes.

Resultado esperado: Friday muestra el estado general del módulo para la empresa selecciónada.

Espacio para captura: tablero general de Recursos humanos con tarjetas e indicadores.

Empleados

La pantalla Empleados muestra la lista del personal contratado. Desde aquí puedes buscar colaboradores, importar empleados desde Excel, contratar un nuevo empleado, actualizar información, revisar documentos y gestionar acciones laborales.

La tabla muestra datos como Nombre, Cédula, Teléfono, Salario y Estado.

Buscar empleados

1. Entra a Empleados.
2. Usa el buscador para filtrar por nombre, cédula o cargo.
3. Revisa el estado del empleado antes de ejecutar acciones.

Espacio para captura: lista de empleados con buscador y columnas principales.

Importar empleados

La opción importar permite cargar empleados desde un archivo Excel.

1. Haz clic en importar.
2. En la ventana Importar Empleados desde Excel, arrastra el archivo o usa Seleccionar archivo.
3. Verifica que el archivo tenga columnas como nombre, documento, cargo, fecha de ingreso y sueldo.
4. Haz clic en Importar.

Resultado esperado: Friday procesa el archivo y agrega los empleados validos. Si hay errores de formato, corrige el archivo y vuelve a importarlo.

Espacio para captura: ventana de importación de empleados desde Excel.

Contratar empleado

Usa Contratar empleado para registrar un nuevo colaborador mediante un formulario por pasos.

El flujo tiene cuatro etapas:

1. Información Personal: datos basicos del empleado.
2. Configuración Laboral: pagos, beneficios y condiciones de nómina.
3. Contrato: datos legales, cargo, salario, fechas y documentos.
4. Confirmación: revisión final antes de guardar.

Espacio para captura: asistente de contratación con los cuatro pasos visibles.

Información personal

Completa los campos principales del empleado:

• Nombre Completo.
• Dirección.
• Identificación.
• Region.
• Correo Electronico.
• Teléfono.

La cédula debe ser válida y el teléfono debe tener el formato correcto. Si el sistema marca un campo, corrígelo antes de avanzar.

Configuración laboral

En esta etapa defines como se calcularán pagos y beneficios.

Puedes configurar:

• Fondo de Reserva.
• Decimos.
• Extensión Conyugal IESS.
• Bonos Fijos y su monto mensual.
• Ciclo de Nómina: Quincenal o Mensual.
• Porcentaje de Anticipo cuando el ciclo sea quincenal.
• Datos bancarios.
• Nivel Ejecutivo.
• Discapacidad y porcentaje, cuando aplique.

Resultado esperado: Friday usa esta configuración para calcular nómina, beneficios y valores relacionados.

Espacio para captura: configuración laboral del empleado.

Contrato

En el paso Contrato, registra los datos formales de la relación laboral.

1. Sube el contrato en PDF o DOCX.
2. Selecciona el Tipo de Contrato.
3. Selecciona el Cargo/Posición.
4. Ingresa Salario Mensual.
5. Define Fecha de Inicio.
6. Si el contrato tiene fecha de fin, completala cuando el formulario la solicite.
7. Ingresa Fecha de Firma.
8. Adjunta la Hoja de Vida cuando aplique.

Resultado esperado: al confirmar, Friday crea el empleado y deja su información lista para nómina y gestión documental.

Espacio para captura: paso Contrato del formulario de contratación.

Editar empleado

Desde el icono de edición puedes actualizar la información del empleado. Usa esta acción para corregir datos personales, laborales, familiares, accesos o configuraciones relacionadas.

1. Entra a Empleados.
2. Busca el empleado.
3. Haz clic en editar.
4. Actualiza los campos necesarios.
5. Guarda los cambios.

Si modificas datos que afectan nómina, revisa los períodos antes de cerrar roles.

Espacio para captura: pantalla de edición del empleado con pestañas disponibles.

Cargas familiares

En la edición del empleado puedes administrar cargas familiares. Registra nombre, identificación, fecha de nacimiento, género, tipo de relación y condiciones especiales cuando apliquen.

Resultado esperado: Friday conserva esta información para procesos laborales y beneficios relacionados.

Espacio para captura: sección de cargas familiares del empleado.

Accesos del empleado

La sección de accesos permite revisar o administrar los accesos relacionados con el empleado, cuando tu rol tenga permiso.

Espacio para captura: sección de accesos del empleado.

Acciones del empleado

En el menu de acciones de cada empleado puedes abrir información relacionada:

• IESS.
• Ver contrato.
• Ver contratos adicionales.
• Ver permisos.
• Ver vacaciones.
• Ver sanciones.
• Ver liquidaciones.

Usa estas opciones para revisar el historial del empleado sin salir del contexto de la persona.

Espacio para captura: menu de acciones de un empleado.

IESS y contratos

La opción IESS permite revisar o registrar información relacionada con seguridad social. La opción Ver contrato muestra el contrato principal del empleado, y Ver contratos adicionales permite revisar clausulas o documentos adicionales.

Al trabajar con documentos laborales, verifica que el archivo corresponda al empleado correcto antes de guardar.

Espacio para captura: vista de contrato o información IESS del empleado.

Permisos

La pantalla Permisos muestra solicitudes o registros de permisos del personal.

La tabla incluye:

• Empleado.
• Fecha inicio.
• Fecha fin.
• Tipo permiso.
• Aprobado por.
• Fecha aprobación.
• Motivo.
• Estado.
• Justificar.

Justificar permiso

1. Entra a Permisos.
2. Busca el registro.
3. Si el permiso aún no está justificado, haz clic en Justificar.
4. Confirma la acción.

Resultado esperado: el permiso queda marcado como Justificado.

Espacio para captura: lista de permisos con botón Justificar.

Vacaciones

La pantalla Vacaciones muestra los registros de vacaciones del personal. Puedes revisar fechas, días solicitados, aprobador, fecha de aprobación, motivo y estado.

1. Entra a Vacaciones.
2. Aplica filtros si necesitas buscar por empleado, fecha o estado.
3. Revisa los días solicitados y el estado.

Resultado esperado: Friday muestra el historial de vacaciones de la empresa selecciónada.

Espacio para captura: lista de vacaciones con filtros.

Solicitudes de empleados

En Solicitudes de Empleados se aprueban o rechazan solicitudes enviadas por colaboradores.

La tabla muestra:

• Solicitado Por.
• Fecha Inicio.
• Fecha Fin.
• Motivo.
• Tipo.
• Estado.
• Acciones.

Aprobar solicitud

1. Revisa la solicitud.
2. Haz clic en Aprobar.
3. Confirma la acción.

Resultado esperado: la solicitud queda aprobada y Friday actualiza el estado.

Rechazar solicitud

1. Haz clic en Rechazar.
2. Selecciona una opción rapida o escribe el Motivo.
3. Confirma con Rechazar.

Al rechazar una solicitud, el motivo queda como referencia para el colaborador y para auditoría interna.

Espacio para captura: dialogo para rechazar una solicitud con motivo.

Sanciones

La opción Ver sanciones permite revisar sanciones o llamados de atención asociados a un empleado. Usa esta información como historial interno antes de tomar decisiones laborales.

Espacio para captura: historial de sanciones del empleado.

Liquidaciones

La opción de liquidación finaliza la relación laboral de un empleado y calcula valores pendientes. Es una acción sensible.

1. Entra a Empleados.
2. Busca al empleado.
3. Usa la acción de liquidar empleado.
4. Revisa la información general y laboral.
5. Ingresa Fecha de salida.
6. Selecciona Tipo de Liquidación.
7. Revisa valores calculados como décimos, vacaciones, fondos de reserva, desahucio o indemnizaciones.
8. Confirma solo cuando los datos sean correctos.

Al liquidar un empleado, el contrato se finaliza y el empleado puede pasar a estado inactivo. Revisa con cuidado antes de confirmar.

Espacio para captura: pantalla de liquidación con resumen de valores.

Ver liquidaciones

En Ver liquidaciones puedes consultar procesos anteriores. La tabla muestra tipo, salario actual, décimo tercero, décimo cuarto, vacaciones, desahucio y total.

Usa Ver detalles para revisar el desglose completo.

Espacio para captura: detalle de una liquidación procesada.

Períodos de nómina

La pantalla Períodos organiza los cierres de rol por mes.

La tabla muestra:

• Fecha Inicio.
• Fecha Fin.
• Estado.
• Descuento.
• Total.

Crear período

1. Entra a Períodos.
2. Haz clic en Agregar período.
3. Selecciona Año y Mes.
4. Haz clic en Guardar.

Resultado esperado: Friday crea el período para procesar roles.

Espacio para captura: dialogo Crear Nuevo Período.

Acciones de período

Segun el estado y tus permisos, puedes usar:

• Reenviar comprobantes o roles.
• Descargar Excel.
• Cerrar Roles.
• Previsualizar asiento.
• Contabilizar período.

Contabilizar un período crea el asiento contable del rol de pago. Hazlo solo cuando la nómina esté revisada.

Espacio para captura: acciones disponibles en un período de nómina.

Cierre de roles

En Cierre de roles procesas la nómina de un período.

La pantalla permite:

• Agregar empleados al período.
• Ver Horas Extras.
• Importar roles desde Excel.
• Procesar nómina por empleado.
• Revisar nóminas listas.
• Guardar nóminas.
• Aprobar Nóminas.
• Cerrar Nómina.

Agregar empleado a nómina

1. Haz clic en Agregar.
2. Busca el empleado por nombre o cédula.
3. Selecciona el empleado.
4. Confirma con Agregar.

Si un empleado no aparece, puede que ya esté en el período o que no cumpla las condiciones para ese rango de fechas.

Espacio para captura: dialogo Agregar empleado a la nómina.

Procesar y cerrar nómina

1. En Procesar Nómina, revisa los empleados elegibles.
2. Procesa los empleados correspondientes.
3. Avanza a Confirmar Nóminas.
4. Revisa las nóminas listas.
5. Usa Guardar nóminas para conservar los cambios.
6. Usa Aprobar Nóminas cuando corresponda.
7. Usa Cerrar Nómina solo después de validar valores.

Cerrar la nómina bloquea el período para el flujo normal de pagos. Exporta o revisa respaldos antes de cerrar.

Espacio para captura: pantalla de cierre de roles con pasos de procesamiento.

Horas extras

Usa Ver Horas Extras para revisar horas trabajadas, horas extras y valor calculado por empleado.

Espacio para captura: ventana Horas extras con buscador de empleado.

Asistencias

La pantalla Asistencias muestra el control de jornada. Incluye tarjetas de resumen como Presentes, Tardanzas, Fuera de radio y Ausentes.

La tabla de eventos muestra:

• Empleado.
• Fecha.
• Entrada.
• Salida.
• Receso.
• Horas trabajadas.

Los estados ayudan a identificar novedades: A tiempo, Tardanza, Fuera de rango, Falta o Fuera de horario.

Espacio para captura: dashboard de asistencias con tarjetas y ultimos eventos.

Hoja diaria

La Hoja Diaria de Registro permite registrar eventos de asistencia de forma masiva.

1. Entra a Asistencias.
2. Haz clic en Hoja diaria.
3. Selecciona los empleados.
4. Elige el EVENTO A REGISTRAR: Entrada, Salida Receso, Entrada Receso o Salida.
5. Define la HORA.
6. Haz clic en Actualizar Selección.

Si un empleado no está marcado, el sistema lo interpreta como ausencia para ese registro.

Espacio para captura: hoja diaria con selección de empleados y botón Actualizar Selección.

Organización

La pantalla Organigrama Empresarial permite administrar la estructura interna de la empresa.

Tiene dos pestañas:

• Departamentos.
• Organigrama.

Departamentos y cargos

1. Entra a Organización.
2. En Departamentos, usa Buscar departamentos para encontrar uno existente.
3. Haz clic en Nuevo para crear un departamento.
4. Selecciona un departamento para ver sus cargos.
5. Usa el botón de agregar para crear un cargo dentro del departamento.

Resultado esperado: Friday actualiza la estructura usada en empleados, reportes y organigrama.

Espacio para captura: pestaña Departamentos con lista y cargos.

Organigrama

La pestaña Organigrama muestra la estructura visual de departamentos y cargos. Usala para validar si la organización cargada coincide con la realidad de la empresa.

Espacio para captura: vista de Organigrama.

Configuración de cliente

En Configuración de cliente defines parámetros generales de pago para la empresa.

Puedes editar:

• Tipo de pago por defecto: Mensual o Quincenal.
• Email de notificaciones.
• Porcentaje quincenal cuando el pago por defecto sea quincenal.

Haz clic en Guardar para aplicar los cambios.

Estos valores impactan la forma en que se preparan pagos y comunicaciones del módulo.

Espacio para captura: configuración de cliente con tipo de pago y porcentaje quincenal.

Prestadores de servicios

La pantalla Prestadores de servicios administra personas que prestan servicios sin ser empleados directos.

La tabla muestra:

• Nombre.
• Cédula.
• Correo.
• Teléfono.
• Salario.
• Tipo.
• Modelo de pago.
• Estado.

Agregar prestador

1. Entra a Prestadores de servicios.
2. Haz clic en Agregar empleado.
3. Completa los datos personales y de pago.
4. Selecciona el modelo de pago: Por hora, Diario, Semanal, Mensual o Por servicio.
5. Guarda el registro.

Resultado esperado: el prestador queda disponible para períodos y cierres de pago.

Espacio para captura: formulario para agregar prestador de servicios.

Activar o desactivar prestador

Usa la acción de estado para activar o desactivar un prestador. Al desactivarlo, no deberia operar en nuevos procesos hasta volver a activarlo.

Espacio para captura: confirmación para activar o desactivar prestador.

Períodos de prestadores

Los Períodos de prestadores permiten organizar pagos de servicios por mes.

1. Entra a períodos de prestadores.
2. Usa Buscar período para encontrar uno existente.
3. Haz clic en Agregar período.
4. Selecciona el Mes.
5. Haz clic en Guardar.

Desde la tabla puedes ver pagos del período o avanzar al cierre del prestador cuando el período no esté cerrado.

Espacio para captura: lista de períodos de prestadores con acciones.

Financiamiento

La pantalla Financiamiento permite registrar anticipos, bonos u otros financiamientos asociados a empleados.

El tablero muestra:

• Financiamientos Activos.
• Total Financiado.
• Cuotas Pendientes.
• Períodos Registrados.

Nuevo financiamiento

1. Haz clic en Nuevo Financiamiento o Nuevo.
2. Selecciona el empleado.
3. Define tipo, descripción, monto total, cuotas y fecha de inicio.
4. Guarda el registro.

Resultado esperado: Friday registra el financiamiento y lo considera en el seguimiento de cuotas.

Espacio para captura: formulario Nuevo Financiamiento.

Beneficios

La pantalla Beneficios administra beneficios asignados a empleados.

La tabla muestra:

• Beneficio.
• Valor.
• Porcentaje.
• Empleado.

Agregar beneficio

1. Entra a Beneficios.
2. Haz clic en Agregar.
3. Selecciona el empleado.
4. Ingresa nombre del beneficio, valor y porcentaje de la empresa.
5. Guarda los cambios.

Editar o eliminar beneficio

Usa el icono de editar para actualizar un beneficio. Usa eliminar solo cuando el beneficio ya no corresponda; el sistema pedira confirmación.

Eliminar un beneficio puede afectar cálculos o referencias futuras, revisa antes de confirmar.

Espacio para captura: lista de beneficios con acciones de editar y eliminar.

Configuración de Recursos humanos

La pantalla Configuración contiene parámetros internos del módulo. Las opciones visibles pueden variar según permisos.

Las secciones disponibles son:

• Extras.
• Parámetros.
• Contabilidad.
• Localización.
• Notificaciones.

Extras

Usa Extras para configurar valores adicionales que el módulo puede considerar en procesos de nómina o cálculos internos.

Espacio para captura: pestaña Extras de configuración.

Parámetros

Usa Parámetros para revisar reglas generales del módulo. Cambia estos valores solo si sabes como impactan a nómina, asistencia o beneficios.

Espacio para captura: pestaña Parámetros.

Contabilidad

Usa Contabilidad para asociar la operación de Recursos humanos con cuentas o reglas contables. Revisa esta sección antes de contabilizar períodos.

Espacio para captura: pestaña Contabilidad.

Localización

Usa Localización para configurar lugares de trabajo y reglas asociadas a ubicación. Esto puede impactar controles como asistencia, radio permitido o eventos fuera de rango.

Espacio para captura: pestaña Localización o mapa de lugares de trabajo.

Notificaciones

Usa Notificaciones para definir comunicaciones del módulo. Verifica correos y destinatarios antes de guardar.

Espacio para captura: configuración de notificaciones de RH.

Reportes

La pantalla Reportes organiza informes por categoría. Puedes buscar una categoría o un reporte específico.

Categorias disponibles:

• Asistencias.
• Nómina.
• Empleo.
• Licencias.

Abrir reporte

1. Entra a Reportes.
2. Busca o seleccióna una categoría.
3. Elige el reporte.
4. Aplica filtros cuando la pantalla los solicite.
5. Revisa la información y exporta si la opción está disponible.

Reportes disponibles:

• Reporte general de Asistencias.
• Reporte general de Nómina.
• Reporte general de Empleo.
• RDEP.
• Reporte general de Licencias.
• Vacaciones.

Espacio para captura: dashboard de Reportes con categorías.

RDEP

El reporte RDEP corresponde a información de relación de dependencia. Usalo para revisar datos laborales consolidados antes de procesos tributarios o reportes formales.

Espacio para captura: reporte RDEP.

Acceso invitado

El módulo incluye una vista de acceso para cliente invitado mediante enlace. Si tu empresa usa esta opción, el cliente podrá entrar a una experiencia limitada, según el enlace y permisos configurados.

Espacio para captura: pantalla de acceso invitado de Recursos humanos.

Recomendaciones para usuarios

• Selecciona la empresa correcta antes de crear empleados, períodos o beneficios.
• Revisa cédula, correo, teléfono, salario y fecha de inicio antes de contratar.
• Configura departamentos y cargos antes de registrar empleados masivamente.
• Valida permisos y vacaciones antes de cerrar nómina.
• Exporta respaldos antes de cerrar roles o contabilizar períodos.
• Usa Cerrar Nómina y liquidaciones solo después de revisar valores.
• Mantén actualizada la configuración de cliente, localización y notificaciones.
• Si una acción no aparece, confirma primero los permisos de tu rol.